デジタルトランスフォーメーション（DX）への取り組みが加速する中、多くの企業がデジタルプロジェクトの推進に力を注いでいます。しかし、プロジェクトの進捗が思うように進まず、スケジュールの遅延や予算のオーバーランに悩まされているケースが少なくありません。また、せっかく完成したシステムが利用者のニーズを満たせず、十分な活用がなされないという問題も発生しています。
こうした課題を解決するための鍵となるのが、「要求定義」です。要求定義とは、一般的には、システム開発において、利用者や顧客が求める要件を明確化し、文書化したものを指します。本記事では、より広義に、事業者側がプロジェクトを通して実現したい価値や目標を明確にすることと定義します。
本記事では、要求定義の重要性とメリット、それを活用するための具体的な方法について詳しく解説します。デジタルプロジェクトに携わる事業者の方には、プロジェクトを成功に導くためのヒントが、ベンダーの方には、事業者との信頼関係を築くためのコツが見えてくるはずです。ぜひ最後までお読みください。
デジタルプロジェクトの課題を解決し成功へと導く「要求定義」の力・メリット
要求定義を適切に行うことで、次のようなメリットが得られます。
- プロジェクトゴールの明確化
- コミュニケーションの効率化
- 利用者ニーズとの整合性確保
- 品質の向上
- 変更管理の容易化
1. プロジェクトゴールの明確化
要求定義によって、プロジェクトの目的や達成すべき目標が明確になります。これにより、プロジェクトメンバー全員が同じ方向性を持って取り組むことができます。
2. コミュニケーションの効率化
要求定義があれば、事業者とベンダー間の認識の齟齬を防ぎ、効率的なコミュニケーションが可能になります。これにより、無駄な手戻りを減らし、スムーズなプロジェクト進行を実現できます。
3. 利用者ニーズとの整合性確保
要求定義の段階で利用者のニーズを的確に捉えることで、利用者の期待に応えるシステムを構築できます。これにより、システムの活用度が高まり、投資対効果を最大化できます。
4. 品質の向上
要求定義で定めた事項が、テストケースの基準となります。要求定義が明確であれば、漏れのないテストを実施できるため、高い品質を確保できます。
5. 変更管理の容易化
要求定義は、変更の影響範囲を判断する基準にもなります。要求定義が明確であれば、変更による影響を最小限に抑えつつ、柔軟にプロジェクトを進められます。
「要求定義」と「要件定義」の違いを理解しプロジェクトの可能性を最大限に引き出す
プロジェクトを始める際、「要求定義」と「要件定義」の違いを正しく理解していないがために、プロジェクトの可能性を十分に引き出せていないケースがしばしば見受けられます。
要求定義が、事業者側が実現したい価値や目標を明確にするものであるのに対し、要件定義は、その要求を実現するための具体的な機能やシステムの仕様を定めるものです。しかし、事業者が要件定義を細かく規定しすぎてしまうと、かえってベンダーの創意工夫の余地を狭めてしまい、プロジェクトの成果を限定的なものにしてしまう恐れがあります。
要求定義の段階では、事業者側が「何を実現したいのか」「どのような価値を生み出したいのか」といった大きな目標を明確にすることが重要です。その上で、その目標を達成するための手段については、ベンダーの知見を活かして柔軟に検討していくのが効果的です。
事業者は、自社の業務や顧客について深い理解を持っています。一方、ベンダーは、技術的な実現可能性や、他社の事例から得られる知見を持っています。要求定義を起点に両者が建設的な議論を重ねることで、事業者単独では気づけなかった革新的なアイデアが生まれる可能性があるのです。
シンプルでわかりやすい要求定義がプロジェクト成功の第一歩
プロジェクトメンバー間の認識のズレは、プロジェクトの失敗を招く大きな要因の一つです。特に、事業者とベンダーの間で認識がずれてしまうと、大きな手戻りが発生し、プロジェクトの進捗に深刻な影響を及ぼしかねません。
こうした課題を防ぐには、シンプルでわかりやすい要求定義を作成することが重要です。たとえば、「システムを使いやすくする」という表現では、具体的にどのレベルの使いやすさを目指すのかが不明確です。これを「初めてシステムを使う人でも、30分以内に基本操作を習得できる」といったように、具体的な指標を用いて表現することで、プロジェクトメンバー全員が目標を共有しやすくなります。
また、要求定義は、事業者側の「あるべき姿」を示すものでなければなりません。現状の業務をそのままシステム化するだけでは、DXの真の価値を引き出すことはできません。
たとえば、「紙の帳票をExcelに置き換える」という要求定義では、業務プロセスの効率化は限定的です。これを「業務プロセスを見直し、データを一元管理することで、業務効率を30%向上させる」といった要求定義にすることで、より本質的な課題解決につなげることができるでしょう。
このように、シンプルかつ具体的な指標を用いて、事業者側の目指すべきゴールを明確に定義することが、プロジェクト成功の第一歩となります。
要求定義は変更を恐れず、ただし慎重に
デジタルの世界では、技術の進歩や市場の変化のスピードが非常に速いため、プロジェクト開始時に定義した要求が、そのまま最後まで通用するとは限りません。プロジェクトを進める中で、当初の要求定義では対応しきれない変化が生じることもあるでしょう。
しかし、プロジェクト期間中に要求定義を頻繁に変更してしまうと、プロジェクトの方向性が定まらず、混乱を招く恐れがあります。特に、要求定義の変更が、プロジェクトのスコープを大きく変えてしまうような場合は慎重に検討する必要があります。
そのため、要求定義はプロジェクト開始時に十分に議論し、固めておくことが重要です。その上で、プロジェクト期間中に変更が必要になった場合は、その必要性を慎重に見極め、関係者全員で合意の上で変更を行うようにしましょう。
一方で、プロジェクトが完了しシステムがリリースされた後は、柔軟に要求定義を見直していくことが重要です。運用段階でのユーザーの反応や、市場の変化を踏まえて、継続的に要求定義を進化させていくことが、システムの長期的な成功につながります。
要求定義は、プロジェクトの「財産」となる
要求定義の効用は、プロジェクト完了後も長く続きます。将来のシステム改修や機能追加の際、過去の要求定義を参照することで、システムの設計思想や目指した価値を素早く理解することができるのです。
たとえば、あるシステムが利用者から高い評価を得られた場合、その要因を要求定義から探ることで、他のシステムにも展開できる成功要因を明らかにできます。逆に、利用が進まないシステムがあれば、要求定義を見直すことで問題点を特定し、改善につなげることができるでしょう。
このように、要求定義は、一過性のドキュメントではなく、プロジェクトの「財産」として長く活用できる価値あるものなのです。
まとめ
デジタルプロジェクトの成功には、質の高い要求定義が欠かせません。事業者の方には、自社の目指すべきゴールを見据えて、シンプルでわかりやすい要求定義を作成いただき、ベンダーの方には、その要求の本質を理解しより良い実現方法を提案いただきたいと考えます。
要求定義を適切に活用することで、次のようなメリットが得られるはずです。
- プロジェクトメンバー全員の意識統一
- 事業者とベンダーの知見の融合による革新的なアイデアの創出
- 利用者ニーズに合致したシステムの構築
- プロジェクトの進化を促す変化への適応力の向上
- 将来のシステム改修や機能追加での活用
当社Geneは、事業者とベンダーの間に立ち、要求定義の作成や更新をサポートします。デジタルの知見を有しつつ、事業者目線に立って伴走することで、両者の知見を融合させ、プロジェクトを成功へと導く助けとなります。
デジタルプロジェクトの課題でお悩みの皆様、ぜひ要求定義の重要性を認識いただき、プロジェクトの質を高めていってください。Geneは全力でサポートいたします。質の高い要求定義を武器に、デジタルの力を最大限に活用していきましょう。
